Veröffentlicht von Die Methode, die durch Planung Zeit verschafft.
Sehr oft denke ich, ich habe keine Zeit. Stimmt ja auch – ich habe einen Job, ein Kind, eine Beziehung, Hobbys, einen Haushalt – woher soll noch mehr Zeit kommen?
Die Menge an Zeit ist endlich. Wer viel Geld hat, kann sich davon Zeit freikaufen, indem man die Arbeitsstunden reduziert oder sich z.B. einen Haushälter engagiert. Wer diese Möglichkeiten nicht hat, muss seine Zeit schützen und sorgsam damit umgehen. Planung heißt das Zauberwort. Und die Königinnendisziplin der zeitlichen Planung ist vielleicht das Timeboxing.
Die Grundprinzipien sind schnell erklärt
- Du führst einen Kalender
- Du planst jeden Tag alles ein
- Du hältst Dich strikt an Deinen Plan
Gehen wir tiefer rein: Ich glaube, einen Kalender zu führen ist für alle verständlich, was aber zu beachten ist, ist, dass der Kalender (wenn Du ihn auf Papier statt digital führst) die relevanten Stunden des Tages abbildet (ca. 6 – 22 Uhr). In dieser Zeit legst Du nämlich möglichst alle anstehenden Termine und Aufgaben in Boxen fest.
Aber was ist nun so besonders daran – Was ist eine Timebox?
Eine Timebox ist ein Zeitfenster in dem eine Aufgabe erledigt wird wie ein Termin.
Wir alle kennen bereits Timeboxen aus dem Alltag – ein paar Prominente Beispiele: Die Unterrichtsstunde in der Schule/ Vorlesung in der Uni, eine Trainingseinheit beim Sport. Selbst ein Arbeitstag ist eine Timebox. Denn sie alle eint, dass sie typischerweise einen festgelegten Beginn, ein festgelegtes Ende und ein konkretes Ziel haben. Diesem Prinzip folgt die Timebox. Du legst in Deinem Kalender fest, wann Du mit einer Aufgabe anfängst, wann Du aufhörst und was in dieser Zeit das Ziel sein soll. Nicht bei jeder Timebox kannst oder sollst Du den Inhalt bestimmen – Bei Deinem Job z.B. bestimmen manchmal andere darüber, beim Treffen mit Freund:innen entscheiden alle gemeinsam.
Das Parkinsonsche Gesetz
Nach der Darstellung des britischen Historikers C. Northcote Parkinson dehnt sich die Arbeit genau so weit aus, wie Zeit dafür verfügbar ist. Das bedeutet für uns also, wenn entweder unklar ist, wieviel Zeit wir haben, weil wir keine Deadline terminieren oder wir einer Aufgabe sehr viel Zeit einräumen, dann werden wir diese Zeit auch in Anspruch nehmen. Wenn wir aber einen klaren und absehbaren Zeitraum definieren, werden wir unsere Aufgabe auch in der verfügbaren Zeit schaffen. Es ist nicht immer so, dass eine Sache viel Zeit braucht – z.B. das schreiben einer E-Mail – wenn ich aber keinen Zeitpunkt und keine Zeitspanne definiere, werde ich diese Mail aufschieben und sie irgendwann schreiben und soviel Zeit dafür „verplempern“, wie ich denke, dass ich investieren kann. Mit so einer Haltung verschleudert man Zeit, wie ein Milliardär Trinkgelder im Casino.
Du planst also einen Zeitpunkt z.B. 09:00 bis 09:15 morgens beantwortest Du E-Mails. Das Ziel könnte sein, alle Mails hinreichend beantwortet zu haben. Wenn es 5 Mails sind, die geschrieben werden müssen, wirst Du es auch schaffen, jede Mail in 3 Minuten zu schreiben. Sind die 15 Minuten rum, beendest Du die Aufgabe beim nächsten möglichen Zeitpunkt (soft) oder Du legst sofort den Stift aus der Hand und wendest Dich ab (hard).
Diese Zeitpläne dürfen nicht völlig unrealistisch sein. Da wir uns aber doch verschätzen können, ist es wichtig, Pufferzeiten zwischen den Aufgaben einzuplanen. Und eine Aufgabe muss auch nicht abgeschlossen werden – dass hängt letztlich an der Zielformulierung. Manche Aufgaben benötigen eben mehre Tage um erledigt zu sein, aber Du kannst z.B. eine Stunde an jedem Tag ausmachen, in der Du an dem Projekt arbeitest und für jede Einheit ein Zwischenziel definieren.
Deadlines
Jede Timebox hat eine Deadline – als ein definitives Ende.
Hier gilt es, Disziplin zu zeigen, denn an die eine Box schließt sich die nächste an und dieser Plan ist für uns nun verbindlich. Wenn ich an meinem Bericht von 11:00 – 12:30 geschrieben habe und danach ein Termin mit einer Kundin ansteht, werde ich den Stift fallen lassen und mich auf den Termin einstellen. Wenn die nächste Timebox aber nur ein anderer Bericht ist, könnte man verleitet sein, seinen eigenen Plan zu durchkreuzen und am ersten Bericht weiterschreiben. Oder wenn sich an die Verabredung mit den Freund:innen am Abend nur die Bettroutine anschließt, könnte man doch auf einige Stunden Schlaf verzichten und sie den Freund:innen schenken. Tu das nicht oder plane es sonst vorher ein. An Deinem Schlaf solltest Du allerdings nicht sparen, sei verbindlich auch wenn es „nur“ Deine eigene Zeit & Energie sind, die Du opferst – sie sind alles, was Du hast. Sei verbindlich zu Dir selbst. Wertschätze Deine Zeit, auch die Zeit für Deine eigenen Routinen, Hobbies, Weiterbildung, Reflexion, Achtsamkeit unbedingt.
Mit dieser Disziplin schärfst Du Deinen Realitätssinn für Zeit – Das heißt, Du lernst besser einzuschätzen, wieviel Zeit eine Aufgabe benötigt oder, dass Du gerne mehr Zeit mit Deinen Freund:innen verbringen möchtest.
Lovely matches
Mit dem Timeboxing lassen sich einige weitere Managementmethoden hervorragend verbinden:
z.B. die Getting-Things-Done-Methode: aus dieser Endlosen To-Do-Liste entnimmst Du Deine Aufgaben, die Du in Timeboxes abarbeitest.
Und innerhalb der Timebox lässt sich oft hervorragend mit der Pomodoro-Technik 🍅 arbeiten, sie gibt Dir eine kleinere Struktur innerhalb der Timebox.
Fazit
Timeboxing ist weit mehr als nur eine Methode zur Terminplanung; es ist eine Philosophie, die Dir hilft, die Kontrolle über Dein wertvollstes Gut – Deine Zeit – zurückzugewinnen. Durch die konsequente Anwendung der Timeboxen besiegst Du nicht nur das Parkinson’sche Gesetz, das Aufgaben unnötig aufbläht, sondern schärfst auch Deinen Realitätssinn dafür, wie lange Aufgaben wirklich dauern.
Die wahre Stärke des Timeboxings liegt in der Verbindlichkeit gegenüber sich selbst. Indem Du auch Zeit für Erholung, Hobbys und persönliche Entwicklung fest einplanst, wird Timeboxing zu einem Akt der Selbstfürsorge und des Selbstrespekts. Es geht nicht darum, jede Minute zu verplanen, sondern darum, die wichtigen Dinge zuerst zu tun und ihnen die Aufmerksamkeit zu schenken, die sie verdienen.
💡 Tool-Tipp: Du willst Timeboxing besser verstehen und direkt ausprobieren?
Ich habe eine eigene, interaktive Seite dafür gebaut. Hier erhältst Du nochmal einen genauen Überblick über die Methode und Du kannst Deine eigenen Zeitplanungsfähigkeiten unter Beweis stellen.
Sie läuft direkt im Browser, ohne Installation und hilft dir mit visuellen Signalen, den Fokus zu behalten.
Beginne noch heute damit, Deine Aufgaben in feste Zeitblöcke zu packen. Du wirst schnell feststellen, dass Du nicht nur produktiver bist, sondern auch mehr Ruhe und Fokus in Deinen Alltag bringst. Boxe Deine Zeit – und gewinnen Freiheit.
Alles Gute!
Ray
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